| Razón social | ESPADA ANALYTICS S.A.S. |
|---|---|
| NIT | 902021851-3 |
| Domicilio | Cali, Colombia |
| Dirección | Calle 59#1bis-35 - APTO 702E |
| Correo electrónico | espada.analytics@gmail.com |
| Teléfono | 3116951167 |
«Cuaderno al Día» es el nombre comercial del servicio que presta ESPADA ANALYTICS S.A.S.: un asistente que funciona por WhatsApp y le permite a un negocio registrar su producción, sus ventas, sus cuentas por cobrar y sus pagos.
Esto es importante y conviene entenderlo antes de seguir. En Cuaderno al Día conviven dos tipos de datos personales, y nuestra responsabilidad sobre cada uno es distinta.
Cuando el dueño o la dueña de un negocio nos escribe, tratamos sus datos como Responsables. Esta política le aplica en su totalidad.
Cuando quien usa Cuaderno al Día anota que «doña Marta debe $35.000» o que «se le pagaron $120.000 a Luz», está registrando datos personales de otras personas: sus clientes, sus proveedores, quienes trabajan con ella.
Frente a esos datos, el negocio que los registra es el Responsable y ESPADA ANALYTICS S.A.S. actúa únicamente como Encargado del Tratamiento: los almacenamos y los procesamos por cuenta y bajo las instrucciones de ese negocio, y no los usamos para ninguna finalidad propia.
En consecuencia, quien usa Cuaderno al Día declara que cuenta con la autorización de esas personas o con otra base legítima para registrar sus datos, y es a quien esas personas deben dirigirse en primer lugar para conocer, actualizar, rectificar o suprimir su información. Si alguna de ellas nos contacta directamente, la orientaremos y trasladaremos la solicitud al negocio correspondiente.
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación y contacto | Número de teléfono de WhatsApp, nombre del negocio, nombre de la persona, ciudad. Opcionalmente NIT o RUT. |
| Contenido de los mensajes | El texto, las notas de voz y las fotografías que nos envías, junto con su transcripción. |
| Datos del negocio | Productos, cantidades producidas y vendidas, precios, costos, pedidos, gastos. |
| Datos de terceros (ver punto 2b) | Nombres o apodos de clientes, proveedores y trabajadores; montos adeudados, abonos y pagos. |
| Datos técnicos | Identificadores de mensaje, fecha y hora, y registros de funcionamiento del servicio. |
No pedimos datos sensibles —origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual o datos biométricos— ni datos de niñas, niños y adolescentes. Si llegan de forma incidental en un mensaje, no los usamos para ninguna finalidad y los eliminamos cuando los detectamos. Responder sobre datos sensibles es siempre facultativo.
Para operar usamos proveedores tecnológicos que actúan como Encargados. Cada uno recibe únicamente lo necesario:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Enviar y recibir los mensajes | Estados Unidos y otros |
| Google (Gemini API) | Entender el texto y las notas de voz | Estados Unidos |
| Neon | Base de datos | Estados Unidos |
| Cloudflare | Almacenar audios e imágenes | Estados Unidos |
Al usar el plan de pago de la API de Google, el contenido que enviamos no se utiliza para entrenar sus modelos.
Esos proveedores están fuera de Colombia, de modo que tus datos se transfieren al exterior. Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, esta transferencia se realiza con tu autorización expresa, y exigimos a cada proveedor estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en la ley colombiana.
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Audios e imágenes originales | 90 días desde su recepción |
| Transcripciones y registros del negocio | Mientras la cuenta esté activa |
| Todo lo anterior, tras solicitar la supresión | Se elimina en un máximo de 30 días |
| Información con deber legal de conservación | El plazo que exija la norma aplicable |
Vigencia de la base de datos: los datos se conservarán mientras la relación con el titular esté vigente y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales o contractuales. Cumplidas esas finalidades, se suprimen o se anonimizan.
Como titular de tus datos personales tienes derecho a:
Escríbenos a espada.analytics@gmail.com con el asunto «Protección de datos», indicando tu nombre, el número de WhatsApp con el que usas Cuaderno al Día, qué solicitas y una forma de contactarte. También puedes escribirnos por el mismo WhatsApp del servicio.
Área responsable: la atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de la Gerencia de ESPADA ANALYTICS S.A.S., en la dirección y los canales indicados en el punto 1.
Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debes haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tu información: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), control de acceso restringido al personal que lo necesita, almacenamiento en proveedores con certificaciones de seguridad reconocidas, y verificación criptográfica de la autenticidad de cada mensaje que recibimos.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de ley.
Podemos actualizarla. Cualquier cambio sustancial te será comunicado por WhatsApp antes de
entrar en vigencia, conforme al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. La versión
vigente siempre está publicada en https://cuadernoaldia.com/privacidad.html.
Superintendencia de Industria y Comercio — Delegatura para la Protección de Datos Personales. Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C. · www.sic.gov.co